マイナンバーカードを利用して電子申請を行うには

いよいよ2020年4月からは大法人について一部の社会保険・労働保険・雇用保険関連手続の電子申請義務化が始まります。

​なるべく費用をかけたくない・・・という会社の方へ、本日は個人のマイナンバーカードを利用した電子申請の方法についてご説明します。



電子申請を行う際は、必ず「電子証明書」が必要

電子申請を始めるときは、まず会社の「電子証明書」を準備する必要があります。

​電子証明書とは、会社情報を格納した電子ファイルや電子媒体のことで、電子申請による届出の中で、紙の届出書に押していた「会社印」の代わりになるものです。

​電子申請を行う際は、届出書を作成した最後に電子証明書ファイルを添付させて送信することになります。



電子証明書は複数の認証局から選択して、取得する

現在社会保険・労働保険・雇用保険関連の電子申請の際に認められている電子証明書を発行する認証局は以下の通りです。

https://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/flow/setup04/manu_certificate.html

(e-Govのページが開きます)

あらかじめこの中から一つ選択し、その認証局から電子証明書を取得しましょう。

それぞれの違いは、公的認証局か民間認証局か、費用、認証期間、発行媒体(ファイルかCDか、ICカードタイプかなど)、付帯サービス(再発行時割引サービスなど)が挙げられます。

​証明される内容は違いはありませんので、上記のような違いを見て判断してください。


たとえばファイルタイプの電子証明書であれば、複数のパソコンに電子証明書ファイルをコピーして複数台同時に電子申請が行えますが、保管の際は流出しないようなPC上の管理が必要です。ICカードタイプであれば別途ICカードリーダーを用意する必要がありますが、保管は会社印と同様に鍵のついた金庫に入れられるなど、管理のしやすさはあるかもしれません。


​いずれの電子証明書も1年間で7900円~数万円の費用がかかります。

一般的には、法務局が発行してくれる商業登記簿に基づく電子証明書を取得される会社が多い気がします。

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00028.html

​(法務局の電子証明書のページが開きます)




会社の電子証明書として事業主の「マイナンバーカード」が利用できる 

電子申請の利用を促進するため、平成27年より会社が行う社保・労保・雇保の電子申請のための電子証明書に、事業主個人のマイナンバーカードが利用できるようになりました。

ご存じの通りマイナンバーカードは各自治体から無料で発行されることが多く、費用をかけずに会社の電子証明書を用意することができます。

​上記では複数の認証局から電子証明書を取得する認証局を選択することを説明しましたが、事業主個人のマイナンバーカードを会社の電子証明書として利用する場合は、これらの認証局から取得する会社の電子証明書は取得する必要はありません。




マイナンバーカードを電子証明書として利用する手順

①まずマイナンバーカードを用意します。

②次にICチップを読み込むためのICカードリーダーを家電量販店などで購入し、ドライバをパソコンにインストールします。

③次に「公的個人認証サービス」のホームページから「利用者クライアントソフト」をダウンロードします。



クライアントソフトのインストールが終われば、さっそくクライアントソフトを立ち上げ、マイナンバーカードをICカードリーダーに読み込ませてみましょう。

​ソフト内でマイナンバーカードが認識されれば成功です。

あとは、eGovの中で届出書等を作成し、電子証明書選択のウィンドウの中「ICカード内の証明書」を選択し、PINコードにはマイナンバーカード発行時のパスワードを入力すれば、電子証明書としてマイナンバーカードが添付されます。



マイナンバーカードを利用できるのは原則事業主のみだが例外も

原則、社会保険、労働保険、雇用保険ともに事業主のマイナンバーカードしか会社の電子証明書として利用することが認められていません。

しかし、事業主は実際には実務に携わらず、人事部門や総務部門が事務を引き受けているような会社が、事業主のマイナンバーカードを使って会社の電子申請を行うことは現実的ではありません。


​ そこで、社会保険・労働保険・雇用保険の手続き別に、以下のような取扱いが認められています。


●社会保険手続→会社の電子証明書として事業主のマイナンバーカードを利用できるが、事業主が代理人を定めた場合は、その代理人のマイナンバーカードを会社の電子証明書として利用できる。

ただし、あらかじめ「事業所関係変更届」に代理人氏名、住所等を届け出ておくことが必要。

●雇用保険手続→会社の電子証明書として事業主のマイナンバーカードを利用できるが、事業主が代理人を定めた場合は、その代理人のマイナンバーカードを会社の電子証明書として利用できる。

ただし、電子申請の都度、「事業主が指定する者個人の電子証明書の利用届」を添付することが必要。

●労働保険手続→原則は事業主本人のマイナンバーカードしか、会社の電子証明書として利用できない(千葉労働局としての回答です。もしかすると他局では取扱いが異なるかもしれません)。

以上、会社の電子証明書として個人のマイナンバーカードを利用する際の手順、留意点でした。

電子申請に切り替えたいが費用面が気になる、という会社の方は個人のマイナンバーカードの利用もご検討ください。

幣事務所では、訪問による「電子申請導入支援サービス」を行っております。

​電子申請義務化の前に、必要な方はぜひお声掛けくださいね。

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